क्या आप लोग जानते हैं कि Mail Merge क्या होता है या आपको इसके बारे में कोई जानकारी है। आप में से बहुत से लोगों ने पहले मेलमर्ज (Mail Merge)का उपयोग किया भी होगा। आज हम जानेंगे कि what is Mail Merge in hindi. Mail merge क्या होता है और इसका उपयोग MS Word में कैसे किया जाता है।
आज से कुछ समय पूर्व जब कम्प्यूटर नहीं हुआ करते थे तो हम पत्र की सहायता से एक-दूसरे को सन्देश भेजते थे, जिसमें पत्र भेजने में हमें बहुत अधिक समय भी लगता था और पैसे भी लगते थे। लेकिन आज के समय में जब कम्प्यूटर का बहुत अधिक उपयोग होने लगा है तो हम MS Word में Mail Merge की सहायता से एक पते या डाक को अलग-अलग व्यक्तियों तक पहुँचा सकते हैं। इससे समय की बहुत अधिक बचत होती है और बहुत ही कम समय में हम Mail Merge की सहायता से अलग-अलग व्यक्तियों को भी पत्र भेज सकते हैं। तो आइये जानते हैं Mail Merge kya h और इसका upyog kase karte h.
Mail Merge क्या है?
हमको कई बार ऐसे दस्तावेजों की आवश्यकता होती है, जिसमें समान Text अनेक लोगों को भेजना होता है। यह Document साधारण पत्र (Letter), लिफाफों पर चिपकाए जाने वाले पते (Labels), ई-मेल संदेश, Envelops आदि हो सकते हैं।
MS Word इस कार्य को सरलता से पूर्ण कर देता है। इससे हमारे समय एवं कम्प्यूटर की मेमोरी की बचत होती है। प्रत्येक पत्र इस तरह से Print होता है मानों वह पूरा पत्र (नाम, पते सहित) पाने वाले व्यक्ति के लिए ही लिखा गया हो। यह पत्र प्रभावशाली (Effective) होते हैं, क्योंकि पहले के समय में पूरा पत्र टाइप करके नाम एवं पते की जगह खाली छोड़ दी जाती थी। पत्रों की कई प्रतियाँ Print करके उनमें नाम पते हाथ से भर दिए जाते थे। लेकिन MS Word के द्वारा सभी पत्र नाम व पते सहित print किए जा सकते हैं, जिससे वह पत्र ज्यादा प्रभावशाली लगें।
MS Word में mail merge का उपयोग :-
MS Word में इस कार्य को करने के लिए दो फाइलों को प्रयोग में लिया जाता है। एक फाइल टेक्स्ट फाइल होती है, जिसमें भेजने वाली समस्त सूचनाएँ (Text) टाइप कर ली जाती है। दूसरी फाइल डाटा स्त्रोत फाइल (Data Source File) होती है, जिसमें पाने वाले व्यक्तियों के नाम, पते, टेलीफोन नम्बर आदि की सूची स्टोर कर दी जाती है। इन दोनों फाइलों को एक विशेष क्रिया के द्वारा मिला (Marge) दिया जाता है, एवं इस तरह एक टेक्स्ट के विभिन्न नामों के document प्राप्त कर लिए जाते हैं, जिन्हें Print या स्टोर किया जा सकता है।
Mail Merge की प्रक्रिया 6 Steps में पूरी होती है।
Step -1
Mailing tab के Start Mail Merge विकल्प पर क्लिक करते हैं और फिर Down Pointing ऐरो पर क्लिक करके Step by Step Mail Merge wizard पर क्लिक करते हैं।
 |
| Use of Mail merge in hindi step -1 |
क्लिक करने के बाद दाईं ओर Mail Merge task pen पर एक Box दिखाई देता है, जिसमें Select document type के अन्तर्गत Letters, Email -message, Envelopes, Labels, Directory प्रदर्शित होते हैं। इनमें से हम Letters Radio button को Select करते हैं और Next : Starting document पर Click करते हैं।
 |
| Use of Mail merge in hindi step -1.1 |
Step -2
इस डायलॉग बॉक्स में Select Starting document के अन्तर्गत तीन विकल्प होते हैं, इनमें से Use the Current document रेडियो बटन पर क्लिक करते हैं, जो निर्धारित करता है कि आप कैसे Letters व्यवस्थित करना चाहते हैं। उसके बाद Next : Select recipients पर क्लिक करते हैं।
 |
| Use of Mail merge in hindi step -2 |
Step -3
इस डायलॉग बॉक्स में वे फील्ड होते हैं, जिसमें पाने वालों के Data या Data source तैयार करते हैं या पहले से बना Data source प्रयोग में ले सकते हैं।
 |
Use of Mail merge in hindi step -3 |
यदि Data source पहले से तैयार नहीं है तो Type a new list रेडियो बटन को Select करने के बाद Create पर क्लिक करते हैं। Create पर क्लिक करने के बाद New address list प्रदर्शित होती है। इस Data source में अनेक Field होते हैं, जिसमें हम Customize column पर क्लिक करके किसी भी Field को Delete, Rename अथवा New Field Insert कर सकते हैं। Field Insert करने के बाद हम जिन व्यक्तियों को letter भेजना चाहते हैं, उनका Data Insert करते हैं और OK Button पर क्लिक करते हैं। और Data source को Save करते हैं। Save करने के बाद OK button पर क्लिक करते हैं। और फिर Next button पर क्लिक करते हैं।
 |
Use of Mail merge in hindi step -3.1 |
Step -4
इस डायलॉग बॉक्स में हम Main document में Greeting line, Electronic post page and items को Insert कर सकते हैं एवं Next पर क्लिक करते हैं।
 |
| Use of Mail merge in hindi step -4 |
Step -5
Mail Merge टास्क पेन बॉक्स में Next : Preview your letters पर क्लिक करते हैं। Preview your letter में, (<<) Button पर क्लिक करते हैं, जिससे पहला Record देखा जा सके और दूसरे Record पर जाने के लिए (>>) ऐरो Button पर क्लिक करते हैं। इस स्टेप में पहुँचने के बाद यदि हम अपने Data source में कुछ Edit करना चाहते हैं, तो Edit recipient list की सहायता से कर सकते हैं। उसके बाद OK पर क्लिक करते हैं। Next : Complete the merge पर क्लिक करते हैं।
 |
| Use of Mail merge in hindi step -5 |
Step – 6
इस स्टेप में हमारी मेलमर्ज (Mail Merge) की प्रक्रिया पूर्ण हो जाती है और हमने जो Data source तैयार किया है, उसे Print करते हैं।
 |
| Use of Mail merge in hindi step -6 |
इसके लिए भी तीन Option होते हैं। -
all – इसमें जितने रिकार्ड्स हमने तैयार किए हैं, सभी प्रिंट हो जाएंगे।
Current Record – इसमें Current Record प्रिंट होता है।
From or To – इसमें हम जिस-जिस Record को प्रिंट करना चाहते हैं, उसे प्रिंट कर सकते हैं।
जैसे – हमने 50 Record तैयार किए हैं और हम 1 से लेकिन 25 तक Record प्रिंट करना चाहते हैं, तो उसके लिए हम From or To का Use करते हैं।
और फिर OK button पर क्लिक करते हैं, जिससे सभी Record प्रिंट हो जाते हैं।
इस टिप्पणी को लेखक द्वारा हटा दिया गया है.
जवाब देंहटाएं